書類の整理をしてファイルするときに使う定番の事務用品の「穴あけパンチ」
この穴あけパンチの正しい使い方は知っていますか？
パソコンの普及で印刷した紙をファイルして保存しなくなったことが原因で、穴あけパンチの使いかを世代の人が増えてきているそうです。
あなたの穴あけパンチの使い方は大丈夫？
穴あけパンチを知らない世代が急増中！
事務仕事をしたことがある人なら当たり前の事務用品「穴あけパンチ」ですが、若い世代でこの使い方がわからない人たちが増えてきているそうです。
この話を聞いて「えっ！」と驚く人も多いかと思いますが、インターネットやパソコンの普及に伴って、紙を分厚いファイルに保存するという行為自体が、会社や役所などの業務以外ではほとんど行われなくなってきているのかもしれません。
教えてあげれば、誰でも簡単にできるようになることなので、もし穴あけパンチの使い方がわからない新人さんがいたとしても、やさしく教えてあげてくださいね。
以下の文章はそのままマニュアルになるように丁寧に穴あけの方法を紹介しています。
是非、新人教育やアルバイトの方への指導などに利用してください。
穴あけパンチを使う目的は？
穴あけパンチを使う理由はただひとつ。
紙に穴を空けること、そして、穴を空けた紙を保管するためにバインダーなどへファイルすることです。
もちろん、ただ穴を開ければ良いというわけではありません。
キレイに四隅が揃った状態にすることは、日本の美意識文化です。
ファイルする用紙も、四隅を揃えてきちんとファイルするのが常識です。
きちんと揃えてファイルするためにはすべてのファイルする用紙の同じ場所に同じサイズの穴を空けなくてはなりません。
そこで、便利な事務用品が「穴あけパンチ」になります。
穴あけパンチには、ただ単に用紙に穴を空けるだけでなく、美しく整頓されたファイルを作るという目的もあります。
穴あけパンチの使い方 その１ 穴は用紙の左側
まず、ファイルする用紙と穴あけパンチを用意します。
通常、穴を空けるのは用紙の左側になります。
穴あけパンチの許容量にもよりますが、通常１０−１５枚程度の紙に穴を空けるのがワンセットとなります。
穴あけパンチは普通２穴式のものが一般的ですが、用途によっては様々なものがありますので調べてみると面白いかもしれませんね。
穴あけパンチの使い方 その２ センター位置をマーク
次に、穴を空ける側の紙を半分に折ります。
この時に、すべての紙を折る必要はありません。
表紙というか、一番上にある紙を半分におり、目印となる折り目を写真のように紙の左側に少しだけつけて、ちょうど紙の上下センター位置をチェックします。
この時のコツとして、センターが分かる程度で大丈夫なので折り曲げ過ぎないことがポイントです。
穴あけパンチの使い方 その３ 穴を空ける
いよいよセンター位置が決まったら穴を開けていきます。
センターを決めた表紙の紙をその他の紙と重ねてください。その後、ちょうど穴あけパンチで紙を挟むようにセッティングします。
この時センター位置の折り目の目印と、穴あけパンチのセンターを示す印（通常三角のマーク）が重なるようにします。
これで、紙のセンターから等間隔に穴をあける準備ができました。
あとは勢い良く、穴あけパンチのレバーを押して下さい。少し体重をかけるようなイメージで押すのがコツになります。
ファイルするときに気を付けたいこと
どうでしょうか？
きちんと穴を空けることができましたか？
この後は、バインダーに用紙をファイルするだけですが、気をつけたい注意点がいくつかあります。
１、裏表になっている紙はないか？
裏表になっている紙があると、ファイルを読み返したりチェクする際の見落としミス等の原因になる可能性があります。
２、上下逆になっていないか？
上下逆にファイルしてしまうというミスがよくあります。これの原因は穴あけの際に右側に穴を空けてしまうことでおこります。
３、穴位置がずれている用紙はないか？
穴あけの際に重ねた紙がバラバラにずれていると、穴の位置もバラバラになってしまいます。またファイルにそのまま保管すると、紙の破けなどで書類の紛失などにつながる場合がありますので、注意しましょう！
紙が厚すぎる場合はどうすればいい？
もし、複数枚の用紙であれば、枚数を減らして穴あけをしてください。
一度に穴をあけようとすると、紙を破いてしまうなどのトラブルの原因になります。
ポイントは面倒くさがらず、紙が厚い場合は少ない枚数ごとにパンチすることです。
穴あけパンチの正式名称は知ってますか？
正式名称は「パンチ」というようです。
ただ、穴あけパンチや２穴パンチなどと呼んでも通じます。
英語では「hole punch」と呼ぶようです。
便利な機能付きの穴あけパンチ
１００円均一などでも購入できる穴あけパンチですが、高機能なものもたくさんあります。
圧倒的に枚数を重ねても穴あけができるパンチは、作業効率を劇的に高めてくれますし、２６穴パンチのようにルーズリーフ用のバインダーにファイル出来るようにするパンチもあります。
また、センター位置を決める場合、通常は半分に折る説明をしましたが、センター位置を用紙企画ごとに定規のようなもので出来るタイプもあります。
様々なタイプを用途に合わせて準備するとよりファイリングが効率的になるでしょう！
穴あけパンチのよくある失敗と注意点
もっともよくある失敗は上でも書きましたが、上下逆に穴を開けてしまうことではないでしょうか？
また、複数枚の資料の一部分だけ裏返しなっているような場合も、失敗してしまうことがあります。
重要度の低い書類でしたら、問題ありませんが、重要な書類であれば、穴を開ける事で、文字が消えてしまい、問題になる可能性もゼロではありません。
穴を空けてしまうと、書類をもとに戻すことはできません。
十分注意して穴あけ前のチェックは忘れずに行って下さい。
穴あけパンチで書類の整理が楽になります
キレイにファイリングされた書棚は整然としていて気持ちが良いものです。
特に会社ではそのような整理整頓が行き届いているかどうかを、社外の人はよくチェックしているものです。
新人だからという理由で適当に作業することも許されませんし、簡単にできる事として、指導しないことにも問題があります。
社会人の人からすると当たり前のことも、新人さんにすれば、未知の体験。
この記事が、先輩と新人のギャップを少しでも解消して、丁寧な新人教育の参考になれば嬉しいですね。
